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Event & Exhibition Coordinator

  • Cassis, 13260

  • CDI

  • 01/06/2026

  • 34000€- 38000€

Description

For more than a century, Moteurs Baudouin has been designing, manufacturing and marketing high-quality marine and industrial engines that are recognised the world over. Founded in 1918 in France, our company was built on the values of excellence, reliability and a passion for engineering.

A key player in the maritime and energy sectors, we have combined tradition and innovation to meet the needs of our customers. With subsidiaries and partners on five continents, Moteurs Baudouin is firmly focused on the future, investing in high-performance, environmentally-friendly technologies.

Our head office, located in the south of France, offers a modern, collaborative and stimulating working environment. By joining our teams, you will have the opportunity to take part in strategic projects with an international dimension.

Depuis plus d'un siècle, Moteurs Baudouin conçoit, fabrique et commercialise des moteurs marins et industriels de haute qualité, reconnus dans le monde entier. Fondée en 1918 en France, notre entreprise s'est construite sur des valeurs d'excellence, de fiabilité et de passion pour l'ingénierie.

Acteur de référence dans les secteurs maritime et énergétique, nous avons su allier tradition et innovation pour répondre aux besoins de nos clients. Avec des filiales et des partenaires sur les cinq continents, Moteurs Baudouin est résolument tourné vers l'avenir et investit dans des technologies performantes et respectueuses de l'environnement.

Notre siège social, situé dans le sud de la France, offre un environnement de travail moderne, collaboratif et stimulant. En rejoignant nos équipes, vous aurez l'opportunité de participer à des projets stratégiques de dimension internationale.

How do we recruit?

At Société International Moteurs Baudouin, we value every application and seek to make the recruitment process as transparent and efficient as possible. If we find your profile suitable once we receive your CV, our recruitment team will contact you by phone to discuss your experience, skills and motivations further.

If your profile matches our needs, we will then schedule an in-depth interview, either on-site at our premises or by videoconference, depending on your availability and geographical location.

After the interview, we promise to provide you with an answer within a maximum of two weeks. Whether your application is successful or not, we will provide you with constructive feedback to help you understand our decisions and continue your career path.

We believe in open and transparent communication throughout the recruitment process, because your success is also our success.

We are committed to providing an inclusive work environment and ensuring equal opportunities. All applications will be considered without discrimination based on origin, gender, age, disability, sexual orientation, religion, or any other characteristic protected by law.

Comment on recrute ?

Chez la Société Internationale Moteurs Baudouin, nous valorisons chaque candidature et cherchons à rendre le processus de recrutement aussi transparent et efficace que possible. Si votre profil nous semble adapté une fois que nous aurons reçu votre CV, notre équipe de recrutement prendra contact avec-vous par téléphone pour discuter davantage de votre expérience, de vos compétences et de vos motivations. Si votre profil correspond à nos besoins, nous planifierons ensuite un entretien approfondi, soit sur place dans nos locaux, soit en visioconférence, en fonction de vos disponibilités et de la situation géographique.

Après l'entretien, nous nous engageons à vous fournir une réponse au bout de deux semaines maximums. Que votre candidature soit retenue ou non, nous vous fournirons des retours constructifs pour vous aider à comprendre nos décisions et à continuer votre parcours professionnel. Nous croyons en une communication ouverte et transparente tout au long du processus de recrutement, car votre succès est également le nôtre.

Nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif et à respecter l'égalité des chances. Toutes les candidatures seront examinées sans discrimination fondée sur l'origine, le sexe, l'âge, le handicap, l'orientation sexuelle, la religion ou toute autre caractéristique protégée par la loi.

Missions

Dans le cadre du renforcement de l’équipe Marketing, nous recherchons un(e) Event & exhibition Coordinator pour accompagner l’Event & Exhibition Project Manager dans la coordination des événements et la gestion des opérations quotidiennes du bureau.

Le poste implique un rattachement direct à l’Event & Exhibition Project Manager, avec une collaboration étroite au quotidien, ainsi qu’une capacité à assurer la continuité des activités en autonomie lors de ses périodes d’absence, avec le support de la Head of Marketing.

Ce rôle s’inscrit au cœur des équipes Marketing et en lien avec l’ensemble des services internes, avec pour objectif de garantir une organisation fluide, professionnelle et alignée avec l’image de l’entreprise.

1. Coordination des événements (internes & externes)

  • Participer à l’organisation des salons, conférences et événements clients

  • Coordonner la logistique (transport, hébergement, prestataires, planning)

  • Assurer le suivi opérationnel avant, pendant et après les événements

  • Gérer les supports événementiels (goodies, matériel, documentation)

  • Contribuer au reporting et au bilan post-événement

2. Organisation des événements internes

  • Organiser les visites clients et partenaires

  • Participer à la mise en place des Business Reviews, réunions trimestrielles, boards et événements internes

  • Coordonner les prestataires (catering, logistique, audiovisuel)

3. Office Management

  • Assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux (Cassis)

  • Coordonner avec les équipes internes (IT, maintenance, marketing)

  • Suivre les prestataires (ménage, fournitures, services généraux)

  • Contribuer à l’amélioration de l’environnement de travail

4. Support administratif & coordination

  • Gérer les fournisseurs et les commandes (matériel, mobilier, cartes de visite, etc.)

  • Suivre les demandes internes liées aux événements et aux bureaux

  • Participer à la structuration des process et à l’amélioration continue

As part of the strengthening of the Marketing team, we are looking for an Event Coordinator / Office Manager to support the Event & Exhibition Project Manager in coordinating events and managing daily office operations.

The position involves a direct reporting line to the Event & Exhibition Project Manager, with close day-to-day collaboration, as well as the ability to ensure continuity of operations with a high level of autonomy during her absence, with the support of the Head of Marketing.

This role sits at the core of the Marketing team and involves close interaction with all internal departments, with the objective of ensuring smooth, professional, and brand-aligned operations.

Key Responsibilities

1. Event Coordination (Internal & External)

  • Support the organization of trade shows, conferences, and customer events

  • Coordinate logistics (transportation, accommodation, suppliers, planning)

  • Ensure operational follow-up before, during, and after events

  • Manage event materials (goodies, equipment, documentation)

  • Contribute to post-event reporting and analysis

2. Internal Events Organization

  • Organize customer and partner visits

  • Support Business Reviews, quarterly meetings, board meetings, and internal events

  • Coordinate suppliers (catering, logistics, audiovisual)

3. Office Management

  • Ensure smooth daily office operations (Cassis)

  • Coordinate with internal teams (IT, maintenance, marketing)

  • Manage service providers (cleaning, supplies, general services)

  • Contribute to improving the workplace environment

4. Administrative Support & Coordination

  • Manage suppliers and purchasing (equipment, furniture, business cards, etc.)

  • Follow up on internal requests related to events and office operations

  • Contribute to process structuring and continuous improvement

Profil

Expérience & compétences

  • Formation Bac +3 à Bac +5 (événementiel, marketing, communication ou équivalent)

  • Première expérience en événementiel, coordination ou office management (stage - alternance)

  • Bonne maîtrise de la gestion logistique et organisationnelle

  • Capacité à gérer plusieurs projets en parallèle

  • Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

  • La connaissance d’outils tels que HubSpot, SurveyMonkey, Popl ou Monday est un plus

  • Anglais professionnel requis

  • Disponibilité pour des déplacements ponctuels

Savoir-être

  • Sens de l’organisation et rigueur

  • Proactivité et autonomie

  • Capacité d’adaptation et gestion des imprévus

  • Excellent relationnel et esprit d’équipe

  • Sens du service et orientation solution

  • Capacité à travailler en transverse avec différents interlocuteurs

  • Flexibilité dans un environnement dynamique

Experience & Skills

  • Bachelor’s or Master’s degree in Events, Marketing, Communication, or equivalent

  • First experience in event coordination or office management (internship, apprenticeship)

  • Strong organizational and logistical skills

  • Ability to manage multiple projects simultaneously

  • Proficiency in Microsoft Office

  • Knowledge of tools such as HubSpot, SurveyMonkey, Popl, or Monday is a plus

  • Professional level of English required

  • Willingness to travel occasionally

Soft Skills

  • Strong organizational skills and attention to detail

  • Proactive and autonomous mindset

  • Adaptability and problem-solving ability

  • Excellent interpersonal and communication skills

  • Team spirit and collaborative approach

  • Solution-oriented mindset